6.8 C
Utena
2023 / 03 / 21

5 patarimai, kaip nenusilaužti kojos per atostogas perpildytoje darbinėje el. pašto dėžutėje

Ar jau skaitėte?

Po vasaros atostogų grįžus į darbus, vienu didžiausių galvos skausmų tampa perpildyta el. pašto dėžutė. Dešimtys ar net šimtai neperskaitytų laiškų ir nerimas dėl galimybės tarp nereikšmingų reklamų bei pranešimų praleisti svarbaus atsakymo laukiančias žinutes pirmąsias darbo dienas gali paversti tikru pragaru. Tačiau ekspertų teigimu, įvesti tvarką „Microsoft Outlook“ el. pašto dėžutėje galima vos per keletą minučių – tam tereikia šiek tiek pasiplanuoti savo išvykimą ir pasinaudoti keletu joje integruotų funkcijų.

„INSIDER“ atliktos apklausos duomenimis, net du trečdaliai JAV dirbančiųjų per atostogas bent kartą patikrina savo darbinį el. paštą, o penktadalis tai daro nuolatos. Tikėtina, jog tai skatina ne tik darboholiški įpročiai, bet ir nenoras pirmą pusdienį po atostogų ar net visą pirmą dieną skirti susikaupusių laiškų rūšiavimui ir filtravimui. Laimė, dalį su darbine pašto dėžute susijusios įtampos eliminuoti galima iš anksto paruošus apie atostogas pranešančią žinutę, nustačius laiškų skirstymą į aplankus ir pagal kategorijas, įvedus automatines taisykles bei panaudojant vėliavėles“, – pasakoja „Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas Tomas Niparavičius

Kolegas, partnerius ir klientus įspėkite iš anksto

- Reklama -

Labai dažna priežastis, kodėl į darbinį el. paštą per atostogas nenustoja plaukti dėžutę užkemšantys laiškai – elementarus siuntėjų nežinojimas, jog šiuo metu ilsitės, ir pasikartojantys bandymai priminti apie neatsakytą laišką. Šią problemą išspręsti galima kompiuteriams skirtoje „Outlook“ programėlėje nukeliavus į skiltį „Failas, paspaudus „Automatiniai atsakymai (išvykęs)“ ir susikūrus apie atostogas pranešančią žinutę.

„Šį pranešimą automatiškai gaus visi jūsų nustatytomis datomis laišką jums adresavę siuntėjai, kurie taip sužinos, jog skubius reikalus turės spręsti be jūsų pagalbos arba, nepavykus to padaryti, kreiptis pasibaigus atostogoms. Dėl to šioje žinutėje reikėtų nurodyti išvykimo priežastį, tikslų atostogų laiką ir jus pavaduojančio kolegos kontaktus. Automatinį pranešimą rekomenduojama rašyti kuo lakoniškiau ir vengti nerealistiškų pažadų, tokių kaip „Į jūsų laišką atsakysiu vos tik grįžęs į darbą“ ar „Mano kolega nedelsiant padės išspręsti skubius klausimus“, – pataria T. Niparavičius.

Pradėkite naudoti aplankus

Pasak pašnekovo, daugelis mūsų sunkiai galėtų įsivaizduoti darbą kompiuteriu, jei jame dokumentų nebūtų galima suskirstyti į aplankus ir kiekvieną kartą jų ieškoti tektų bendroje failų masėje. Deja, nepaisant to, jog panašias rūšiavimo galimybes siūlo ir „Outlook“ pašto dėžutė, jas išnaudoja tik retas vartotojas.

Spustelėjus dešinįjį pelės klavišą ant juodraščių ar kito dėžutės aplanko, galima susikurti naują aplanką ir jį priskirti tam tikriems laiškams. Pavyzdžiui, į atskirus aplankus galime išskirstyti tiekėjų ir pirkėjų laiškus ar tiesiog susikurti atskirų projektų bei laikotarpių aplankus. Taip el. pašto dėžutėje taps kur kas lengviau surasti konkrečius adresatus ir paskutinius jų siųstus laiškus.

„Nuspalvinkite“ savo el. pašto dėžutę kategorijomis

- Reklama -

Nors pradėjimas laiškus skirstyti į aplankus jūsų el. pašto dėžutėje akimirksniu gali įvesti tvarką, greitesniam reagavimui ir navigavimui tarp skirtingų žinučių reikšmingai gali pasitarnauti ir kategorijos. Užvedus pelę ant tam tikro laiško ir paspaudus dešinįjį klavišą, atsiranda galimybė jį priskirti tam tikra spalva pažymėtai kategorijai, kurios pavadinimą ar reikšmę galime nustatyti patys.

„Pavyzdžiui, mėlyna spalva galime pažymėti tuos laiškus, kurių siuntėjams reikia paskambinti telefonu, geltona spalva – susijusius su rinkodara, o violetine – reikalaujančius geresnio įsigilinimo ir gerai pasverto atsakymo. Tai dar vienas būdas greitai pagal temas ar veiksmus išfiltruoti gausybę po atostogų dėžutę užplūdusių laiškų bei neleisti jiems pasimesti bendrame sraute“, – aiškina ekspertas.

Automatizuokite savo pašto dėžutę

„Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas pastebi, jog šiuolaikinės el. pašto dėžutės yra labai išmanios ir daug veiksmų gali atlikti automatiškai. Naujausios „Outlook“ versijos geba ne tik atpažinti brukalus, bet ir mokytis iš vartotojo el. pašto naudojimo įpročių bei laiškus pačios automatiškai suskirstyti į „Reikšmingiausius“ ir „Kitus“. Tačiau tai tik labai nedidelė dalis automatizacijos potencialo, kuris slypi po „Taisyklių“ funkcijos pavadinimu.

„Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ meniu rasime skiltyje „Failas“. Iššokusiame lange paspaudę „Nauja taisyklė“, galėsime dėžutę suprogramuoti taip, kad tam tikrą raktažodį temos laukelyje turintys ar iš tam tikro siuntėjo atkeliavę laiškai automatiškai būtų perkeliami į mūsų pasirinktą aplanką ar pažymimi vėliavėle. Pavyzdžiui, naudodami taisykles galite nustatyti, kad iš vadovo atkeliavę laiškai būtų automatiškai perkeliami į aplanką „Svarbūs“ ir taip nepasimestų tarp kitų laiškų, o iš tam tikros įmonės gauti laiškai automatiškai būtų persiunčiami kuriam nors jūsų kolegai“, – patirtimi dalinasi T. Niparavičius.

Vėliavėlės primins apie svarbius laiškus

Kategorijos, aplankai ir į juos automatiškai skirstyti laiškus galinčios taisyklė“ reikšmingai padeda laiškus sudėlioti į savotiškas skaitmenines lentynėles bei el. pašto dėžutėje praleisti kaip įmanoma mažiau darbingo laiko. Vis dėlto gavus itin svarbų laišką kartais prireikia ir papildomo priminimo.

„Užvedę pelę ant pasirinkto laiško ir spustelėję dešinįjį klavišą, atversime meniu, kuriame išvysime vėliavėlės simboliu pažymėtą mygtuką „Vykdyti“. Paspaudus ant jo, laiškas bus pažymėtas „Šiandien“, „Rytoj“ ar kita vėliavėle, kuri veikia kaip priminimas per pasirinktą laikotarpį sureaguoti į laišką. Tai laišką ne tik geltona spalva vizualiai išskirs iš kitų, bet ir leis priminimą į jį atsakyti įrašyti į „Outlook“ užduočių sąrašą ar net kalendorių“, – atskleidžia „Telia Global Services Lithuania“ atstovas.

Dominykas Maisiejus
„Telia Global Services Lithuania“ komunikacijos vadovas

spot_img

Šylant orams – patarimai, kaip poilsį gamtoje paversti patogesniu

Šylant orams vis daugiau žmonių laisvą laiką po darbų leidžia gamtoje. Iš spintos ištraukiamos lauko kepsninės, apsirengiama lengvesniais drabužiais ir pasiruošiama ilgai lauktai iškylai. Norint, kad laikas praleistas gryname ore būtų ne tik saugus...

Teismas atmetė visus skundus dėl rinkimų I turo

Lietuvos vyriausiasis administracinis teismas (LVAT) atmetė visus 4 skundus, pateiktus po savivaldybių tarybų ir merų rinkimų I turo ir  paliko galioti Vyriausiosios rinkimų komisijos (VRK) kovo 10 d. sprendimą Sp-64 dėl rezultatų patvirtinimo savivaldybėse,...

Miego ypatumai ir jo kokybę užtikrinantys veiksniai

Miegas – unikali mūsų organizmo savybė. Nuolat vykdomi tyrimai ir per daugybę metų atrasti miego funkcijos ypatumai atskleidė visapusišką miego naudą. Nėra nei vienos organizmo sistemos, kurios miegas neveiktų teigiamai. Nors kartais sakoma, kad...

ORAI: Dieną nedidelis lietus. Temperatūra 5–10 laipsnių šilumos

Antradienį vakariniuose rajonuose kai kur rūkas. Dieną vietomis nedidelis lietus. Vėjas vakarinių krypčių, 5–10 m/s. Temperatūra naktį 2–6, dieną 5–10 laipsnių šilumos. Trečiadienio naktį vakariniame šalies pakraštyje palis, dieną daugelyje rajonų lietus. Naktį kai kur...

Horoskopai kovo 21 dienai

AVINASPer savo nepastovumą ir blaškymąsi sudarote didelių problemų kolegoms - jiems tai didžiausias kantrybės išbandymas. Naujasis tūkstantmetis jums jau akivaizdžiai yra atėjęs ir, matyt, tai kelia nepaaiškinamą nerimą. Susiraskite panašių į save. Jūs neturite...

ORAI: Sekmadienio dieną be žymesnio lietaus. Aukščiausia temperatūra 8–13 laipsnių šilumos

Sekmadienio dieną be žymesnio lietaus. Vėjas pietryčių, pietų, 4–9 m/s. Aukščiausia temperatūra 8–13 laipsnių šilumos. Pirmadienio naktį žymesnio lietaus nenumatoma, dieną daug kur palis, vyraus nedidelis lietus. Temperatūra naktį 0–5 laipsniai šilumos, dieną šils iki...

Horoskopai kovo 19 dienai

AVINASNeįsitraukite šiandien į problemas, jūs turite stengtis išlaikyti puikią koncentraciją. Šiandien jums gali tekti priimti svarbius sprendimus, todėl prieiks ir šviesios galvos. JAUTISGalite visiškai dėl nieko nesirūpinti. Jūsų draugas yra pasiruošęs padėti, jei jus užkluptų...

Kovo 19 d. rinkėjai gali balsuoti tik savo savivaldybėje esančiose rinkimų apylinkėse

Vyriausioji rinkimų komisija (VRK) primena, kad pakartotinio balsavimo metu balsuoti už savivaldybių merus rinkėjai gali tik savivaldybės, kur jie yra deklaravę gyvenamąją vietą, ribose. Rinkėjai, kurie turi keletą nekilnojamojo turto objektų skirtingose savivaldybėse, rinkimuose gali...

ORAI: Šiandien Lietuvoje bus be kritulių. Aukščiausia temperatūra 5–10 laipsnių šilumos

Šiandien Lietuvoje bus be kritulių. Pietryčių vėjo gūsiai kai kur vakarinėje šalies pusėje sieks 15–17 m/s. Aukščiausia temperatūra 5–10 laipsnių šilumos. Sekmadienį vietomis palis, vyraus nedidelis lietus. Temperatūra naktį 0–5 laipsniai šilumos, dieną šils iki...

Horoskopai kovo 18 dienai

AVINASJūsų kolegos turi ypatingų profesinių ambicijų. Neturėkite vilčių, kad jie pasidalys su jumis savo sumanymais. Kita vertus, stenkitės nesukelti kitiems abejonių dėl savo siekių tikslingumo. Nesivelkite į tuščius ginčus. JAUTISJūsų gyvenimo ritmas šiek tiek sutrikęs....

Patarė kaip smulkiajam verslui reaguoti į vėl pakilusias palūkanas: planuoti, derėtis ir nepanikuoti

Vakar Europos centriniam bankui (ECB) vėl pakėlus bazinę palūkanų normą 0,5%, dar labiau išaugo smulkaus verslo pažeidžiamumas ir bankrotų tikimybė. Nors ECB sprendimo efektas realiame vartojime Lietuvą pasieks tik per kelias savaites ar mėnesius,...

Bijome to, ko nesuprantame: psichiatrė paaiškino, kas yra intelekto ir psichosocialinė negalia

Nors stigma ir mažėja, vis dar baiminamės žmonių su intelekto ar psichikos sutrikimais. Visuomenės laisvinimasis iš vyraujančių išankstinių nuostatų, kurios skatina šiuos sutrikimus turinčius asmenis matyti kaip pavojų keliančius žmones, vyksta pernelyg lėtai –...

II rinkimų ture iš anksto savivaldybėse balsavo beveik 89 tūkstančių rinkėjų 

Vyriausioji rinkimų komisija (VRK) skelbia, kad per tris išankstinio balsavimo dienas iš viso balsavo beveik 98 tūkstančiai rinkėjų.  VRK duomenimis, tai yra beveik 6,3 procento nuo bendro visų Lietuvoje balsuojančių rinkėjų skaičiaus.  Aktyviausi kol kas Lazdijų...

Lietuva vienijasi gerumui – šiandien prasideda „Maisto banko“ akcija

Jau šiandien visoje Lietuvoje prasideda 34-oji „Maisto banko“ akcija. Jos metu tūkstančiai savanorių kvies parduotuvių lankytojus nupirkti maisto produktų, kurie bus perduoti sunkiau gyvenantiems Lietuvos žmonėms. Tikslinama, jog pavasarinėje „Maisto banko“ akcijoje dalyvaus ir...

ORAI: Šiandien nelis. Vėjas pietų, pietryčių, 6–11 m/s. Aukščiausia temperatūra 4–9 laipsniai šilumos

Šiandien nelis. Vėjas pietų, pietryčių, 6–11 m/s. Aukščiausia temperatūra 4–9 laipsniai šilumos. Šeštadienį kritulių nenumatoma. Temperatūra naktį nuo 3 laipsnių šalčio iki 2 laipsnių šilumos, dieną 5–10 laipsnių šilumos. Sekmadienio naktį vietomis trumpi, nedideli krituliai, dieną...

Horoskopai kovo 17 dienai

AVINASVisa, kas kasdieniška, šiandien jums bus itin nuobodu. Jums reikia kažko ypatingo palaikyti gerai nuotaikai. Kita vertus, jei nemėginsite prasiblaškyti pats, niekas jums nepadės. JAUTISDėl savo santūrumo esate mėgstamas ar bent jau gerbiamas pašnekovas ir...

Įsigykite daugiau už mažiau: „Iki“ siūlo 5 sprendimus, kaip tai padaryti

Nusipirkti daugiau ir sutaupyti? Skamba kaip prieštaravimas, tačiau tai tikrai įmanoma, jei tik šiek tiek pakeisite savo apsipirkimo įpročius. Pasak Vaidos Budrienės, prekybos tinklo „Iki“  komunikacijos vadovės, sumaniai apsipirkti ir neriboti savo poreikių galima...

Kodėl prastėja atmintis? Vaistininkas įvardijo priežastis ir gresiančias pasekmes

Jeigu dažnai pamirštate, ką buvote suplanavę ar kur ėjote, jums sunku susikaupti, susikoncentruoti ir prisiminti prieš kelias dienas įvykusius reikšmingus įvykius – tai organizmo siunčiamas signalas apie suprastėjusią atmintį. Vaistininkas Mintautas Kamandulis aiškina, dėl...

ORAI: Šiandien daug kur trumpi, daugiausia nedideli krituliai. Temperatūra 4–8 laipsniai šilumos.

Šiandien daug kur trumpi, daugiausia nedideli krituliai. Temperatūra 4–8 laipsniai šilumos. Penktadienį be žymesnių kritulių. Naktį ir rytą kai kur plikledis, rūkas. Temperatūra naktį 2–7 laipsniai šalčio, dieną 4–9 laipsniai šilumos. Šeštadienį kritulių nenumatoma. Temperatūra naktį...

Horoskopai kovo 16 dienai

AVINASNetikėti įvykiai parodys jums šiandien, kad gyvenimas nuolat paruošia staigmenų. Galų gale būtų nuobodu nuolat gyventi pagal planą. JAUTISNustokite nerimauti. Jūs ir taip labai daug iš savęs reikalaujate, todėl visai pelnytai esate laimingas. Nesigraužkite dėl...

Darbuotojo šeimos pagausėjimui turi ruoštis ir darbdavys: išskyrė būtinus namų darbus

Naujienas apie į šį pasaulį ateinantį vaiką lydi džiaugsmas ir kuo geriausios emocijos. Visgi, tuo pačiu atsiranda ir nemažai galvos skausmo: vaiko kambario įrengimas, tėvystės pamokos ir klausimai, ko nereikėtų pamiršti darbe prieš išeinant...

Startuoja nauja „Rimi“ kampanija „Piguoliai“: primena, kaip apsipirkti protingiau

Yra įvairių taupymo būdų, tačiau vienas paprasčiausių – pasinaudoti akcijomis, specialiais išpardavimais ar asmeniniais pasiūlymais, pateikiamais lojalumo kortelių savininkams. Prekybos tinklo „Rimi Lietuva“ rinkodaros ir viešųjų ryšių vadovė Dalia Čenkienė sako, kad įmonė, atsižvelgdama...
spot_img
spot_img

PORTALO SKAITOMIAUSI

JUMS PARINKTOS NAUJIENOS

85965235