16.9 C
Utena
2023 / 09 / 28

5 patarimai, kaip nenusilaužti kojos per atostogas perpildytoje darbinėje el. pašto dėžutėje

Ar jau skaitėte?

Po vasaros atostogų grįžus į darbus, vienu didžiausių galvos skausmų tampa perpildyta el. pašto dėžutė. Dešimtys ar net šimtai neperskaitytų laiškų ir nerimas dėl galimybės tarp nereikšmingų reklamų bei pranešimų praleisti svarbaus atsakymo laukiančias žinutes pirmąsias darbo dienas gali paversti tikru pragaru. Tačiau ekspertų teigimu, įvesti tvarką „Microsoft Outlook“ el. pašto dėžutėje galima vos per keletą minučių – tam tereikia šiek tiek pasiplanuoti savo išvykimą ir pasinaudoti keletu joje integruotų funkcijų.

„INSIDER“ atliktos apklausos duomenimis, net du trečdaliai JAV dirbančiųjų per atostogas bent kartą patikrina savo darbinį el. paštą, o penktadalis tai daro nuolatos. Tikėtina, jog tai skatina ne tik darboholiški įpročiai, bet ir nenoras pirmą pusdienį po atostogų ar net visą pirmą dieną skirti susikaupusių laiškų rūšiavimui ir filtravimui. Laimė, dalį su darbine pašto dėžute susijusios įtampos eliminuoti galima iš anksto paruošus apie atostogas pranešančią žinutę, nustačius laiškų skirstymą į aplankus ir pagal kategorijas, įvedus automatines taisykles bei panaudojant vėliavėles“, – pasakoja „Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas Tomas Niparavičius

- Reklama -

Kolegas, partnerius ir klientus įspėkite iš anksto

Labai dažna priežastis, kodėl į darbinį el. paštą per atostogas nenustoja plaukti dėžutę užkemšantys laiškai – elementarus siuntėjų nežinojimas, jog šiuo metu ilsitės, ir pasikartojantys bandymai priminti apie neatsakytą laišką. Šią problemą išspręsti galima kompiuteriams skirtoje „Outlook“ programėlėje nukeliavus į skiltį „Failas, paspaudus „Automatiniai atsakymai (išvykęs)“ ir susikūrus apie atostogas pranešančią žinutę.

„Šį pranešimą automatiškai gaus visi jūsų nustatytomis datomis laišką jums adresavę siuntėjai, kurie taip sužinos, jog skubius reikalus turės spręsti be jūsų pagalbos arba, nepavykus to padaryti, kreiptis pasibaigus atostogoms. Dėl to šioje žinutėje reikėtų nurodyti išvykimo priežastį, tikslų atostogų laiką ir jus pavaduojančio kolegos kontaktus. Automatinį pranešimą rekomenduojama rašyti kuo lakoniškiau ir vengti nerealistiškų pažadų, tokių kaip „Į jūsų laišką atsakysiu vos tik grįžęs į darbą“ ar „Mano kolega nedelsiant padės išspręsti skubius klausimus“, – pataria T. Niparavičius.

Pradėkite naudoti aplankus

Pasak pašnekovo, daugelis mūsų sunkiai galėtų įsivaizduoti darbą kompiuteriu, jei jame dokumentų nebūtų galima suskirstyti į aplankus ir kiekvieną kartą jų ieškoti tektų bendroje failų masėje. Deja, nepaisant to, jog panašias rūšiavimo galimybes siūlo ir „Outlook“ pašto dėžutė, jas išnaudoja tik retas vartotojas.

Spustelėjus dešinįjį pelės klavišą ant juodraščių ar kito dėžutės aplanko, galima susikurti naują aplanką ir jį priskirti tam tikriems laiškams. Pavyzdžiui, į atskirus aplankus galime išskirstyti tiekėjų ir pirkėjų laiškus ar tiesiog susikurti atskirų projektų bei laikotarpių aplankus. Taip el. pašto dėžutėje taps kur kas lengviau surasti konkrečius adresatus ir paskutinius jų siųstus laiškus.

- Reklama -

„Nuspalvinkite“ savo el. pašto dėžutę kategorijomis

Nors pradėjimas laiškus skirstyti į aplankus jūsų el. pašto dėžutėje akimirksniu gali įvesti tvarką, greitesniam reagavimui ir navigavimui tarp skirtingų žinučių reikšmingai gali pasitarnauti ir kategorijos. Užvedus pelę ant tam tikro laiško ir paspaudus dešinįjį klavišą, atsiranda galimybė jį priskirti tam tikra spalva pažymėtai kategorijai, kurios pavadinimą ar reikšmę galime nustatyti patys.

„Pavyzdžiui, mėlyna spalva galime pažymėti tuos laiškus, kurių siuntėjams reikia paskambinti telefonu, geltona spalva – susijusius su rinkodara, o violetine – reikalaujančius geresnio įsigilinimo ir gerai pasverto atsakymo. Tai dar vienas būdas greitai pagal temas ar veiksmus išfiltruoti gausybę po atostogų dėžutę užplūdusių laiškų bei neleisti jiems pasimesti bendrame sraute“, – aiškina ekspertas.

Automatizuokite savo pašto dėžutę

„Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas pastebi, jog šiuolaikinės el. pašto dėžutės yra labai išmanios ir daug veiksmų gali atlikti automatiškai. Naujausios „Outlook“ versijos geba ne tik atpažinti brukalus, bet ir mokytis iš vartotojo el. pašto naudojimo įpročių bei laiškus pačios automatiškai suskirstyti į „Reikšmingiausius“ ir „Kitus“. Tačiau tai tik labai nedidelė dalis automatizacijos potencialo, kuris slypi po „Taisyklių“ funkcijos pavadinimu.

„Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ meniu rasime skiltyje „Failas“. Iššokusiame lange paspaudę „Nauja taisyklė“, galėsime dėžutę suprogramuoti taip, kad tam tikrą raktažodį temos laukelyje turintys ar iš tam tikro siuntėjo atkeliavę laiškai automatiškai būtų perkeliami į mūsų pasirinktą aplanką ar pažymimi vėliavėle. Pavyzdžiui, naudodami taisykles galite nustatyti, kad iš vadovo atkeliavę laiškai būtų automatiškai perkeliami į aplanką „Svarbūs“ ir taip nepasimestų tarp kitų laiškų, o iš tam tikros įmonės gauti laiškai automatiškai būtų persiunčiami kuriam nors jūsų kolegai“, – patirtimi dalinasi T. Niparavičius.

Vėliavėlės primins apie svarbius laiškus

Kategorijos, aplankai ir į juos automatiškai skirstyti laiškus galinčios taisyklė“ reikšmingai padeda laiškus sudėlioti į savotiškas skaitmenines lentynėles bei el. pašto dėžutėje praleisti kaip įmanoma mažiau darbingo laiko. Vis dėlto gavus itin svarbų laišką kartais prireikia ir papildomo priminimo.

„Užvedę pelę ant pasirinkto laiško ir spustelėję dešinįjį klavišą, atversime meniu, kuriame išvysime vėliavėlės simboliu pažymėtą mygtuką „Vykdyti“. Paspaudus ant jo, laiškas bus pažymėtas „Šiandien“, „Rytoj“ ar kita vėliavėle, kuri veikia kaip priminimas per pasirinktą laikotarpį sureaguoti į laišką. Tai laišką ne tik geltona spalva vizualiai išskirs iš kitų, bet ir leis priminimą į jį atsakyti įrašyti į „Outlook“ užduočių sąrašą ar net kalendorių“, – atskleidžia „Telia Global Services Lithuania“ atstovas.

Dominykas Maisiejus
„Telia Global Services Lithuania“ komunikacijos vadovas

spot_img

Gydytoja dietologė atsakė, kiek svoris gali svyruoti skirtingų sezonų metu: ką valgyti atvėsus orams?

Daugelis įsisukame į užburtą ratą: žiemos pabaigoje, kai drabužiai jau ima veržti, skubiai metamės į sporto salę ir susirūpiname mityba, kad vasarą būtų galima pasitikti puikiausios formos. Tačiau atvėsus orams rudenį, svarstyklių rodmenys vėl...

Keičiasi kai kurių „Rimi“ parduotuvių darbo laikas

Nuo spalio 1 d. keičiamas dalies prekybos tinklo „Rimi“ parduotuvių darbo laikas. Iš viso pokyčiai įsigalios 7 tinklo parduotuvėse, o likusios ir toliau dirbs įprastais grafikais. Kaip teigia „Rimi“ prekybos centrų valdymo vadovė Irina...

„Xiaomi“ pristatė lauktąją „Xiaomi 13T“ seriją: kameros galimybės – neįtikėtinos, įkraunamas vos per keliolika...

Šiandien elektronikos gamintojas „Xiaomi“ pristatė naujausią išmaniųjų telefonų seriją – „Xiaomi 13T“. Kadangi buvo sukurti bendradarbiaujant su aukščiausios klasės fotoaparatų ir objektyvų gamintoju „Leica“, naujieji išmanieji telefonai pasižymi puikia kamera bei itin greitu įkrovimu. „Mes...

Šalį ir toliau lepins neįprastai šilti orai

Šiandien Lietuvoje nelis. Aukščiausia temperatūra 22–27 laipsniai šilumos. Ketvirtadienį be lietaus. Vėjas pietryčių, pietų, naktį silpnas, dieną 5–10 m/s. Temperatūra naktį 10–15, dieną 21–26 laipsniai šilumos. Penktadienio dieną vietomis, daugiausia vakariniuose rajonuose, trumpai palis. Vėjas pietų,...

Horoskopai rugsėjo 27 dienai

AVINASLaikas keisti žaidimo taisykles. Tai gali būti ne taip lengva, kaip atrodo, bet dabartinė padėtis vis blogėja ir jau darosi nebepakenčiama. Ir nesitikėkite, kad visi yra tos pat nuomonės kaip ir jūs. Slaptas kažkieno...

ORAI: Antradienio dieną lietaus nenumatoma

Antradienio dieną lietaus nenumatoma. Vėjas pietryčių, 3–8 m/s. Aukščiausia temperatūra 18–23 laipsniai šilumos. Trečiadienį be lietaus. Vėjas pietryčių, pietų, naktį 3–8 m/s, dieną 6–11 m/s. Temperatūra naktį 8–13, šalies vakaruose vietomis 14–16, dieną 21–26 laipsniai...

Horoskopai rugsėjo 26 dienai

AVINASŠiandien gali tekti daug kuo dalytis. Negailėkite duoti, ir atėjus laikui gausite atgal dvigubai. Tik nelaikykite visų pinigų vienoje kišenėje, o visų vilčių nesudėkite į vieną žmogų. JAUTISPanašu, kad diena bus ganėtinai sujaukta. Pernelyg daug...

Svarbus ir mažas pokytis: „Ekonovus“ projekto „Tvari vasara“ metu žinomi žmonės dalijosi savo tvarumo...

Kiekvienais metais, rodos, vis garsiau kalbama apie Žemės ateitį, ieškoma sprendimo būdų, tačiau ne visus juos pavyksta lengvai integruoti į kasdienybę. Bendrovė „Ekonovus“ vasarą dalijosi žinomų žmonių istorijomis apie tvarumą, savo patirtis atskleidė menininkė...

Chirurgas įspėja apie plačiai pasaulyje paplitusią ligą: net 80 proc. atvejų paveldima genetiškai

Venų ligos – vienos plačiausiai paplitusių ligų pasaulyje. Kas ketvirta pasaulio moteris ir kas šeštas vyras turi veninį kraujotakos nepakankamumą. Pasak sveikatos priežiūros tinklo „Antėja“ kraujagyslių chirurgo Narimanto Markevičiaus, svarbu laiku atpažinti sveikatos sutrikimus...

„Iki“ pradėjo „Globalinį išpardavimą“: štai TOP 5 geriausi pasiūlymai – nuo puodų iki karšto...

Masinėms nuolaidoms specialios progos nereikia. Prekybos tinklas „Iki“ paskelbė „Globalinį išpardavimą“ – jau nuo pirmadienio ryto visai gausybei namų apyvokos ir buitinės technikos prekių taikomos net iki 60 proc. nuolaidos. Pasak Vaidos Budrienės, „Iki“...

Atsirado blusų? Patarimai, ką daryti

Šiltas ruduo padidino blusų aktyvumą, kenkėjų kontrolės ekspertai jų aptinka ne tik rūsiuose, namuose, kur laikomi gyvūnai, bet ir vaikų darželiuose, gamybinėse patalpose bei viešuosiuose tualetuose. Ką daryti, jei patalpose pastebėtos blusos? „Blusos gali tapti...

Imuninė sistema: reaguoti ir nereaguoti

Prasidėjo ruduo, artėja žiema. Imame sukti galvą, kaip galėtume išvengti daugybės ligų ir išgirstame skambų patarimą: stiprink imunitetą. Visgi Vilniaus universiteto Gyvybės mokslų centro (VU GMC) profesorė, imunologė dr. Aurelija Žvirblienė nesižavi imuniteto stiprinimo...

Paspaudus sukčių atsiųstą nuorodą ir suvedus banko duomenis, mergina prarado 2,3 tūkst. eurų

Savaitgalį sostinėje gyvenančiai merginai paspaudus sukčių atsiųstą nuorodą ir suvedus duomenimis, ji prarado 2,3 tūkst. eurų, pranešė policija. Teisėsaugos duomenimis, rugsėjo 23 d. apie 20 val. Vilniuje, paspaudus gautą aktyvią nuorodą ir suvedus elektroninės bankininkystės...

ORAI: Savaitė vėl bus šilta

Pirmadienio dieną lietaus nenumatoma. Vėjas nepastovios krypties, 3–8 m/s. Aukščiausia temperatūra 16–21 laipsnis šilumos. Antradienį be lietaus. Naktį kai kur rūkas. Vėjas naktį silpnas, dieną pietryčių, 3–8 m/s. Temperatūra naktį 3–8, Kuršių nerijoje 9–11 laipsnių...

Horoskopai rugsėjo 25 dienai

AVINASŠiandien gali tekti daug kuo dalytis. Negailėkite duoti, ir atėjus laikui gausite atgal dvigubai. Tik nelaikykite visų pinigų vienoje kišenėje, o visų vilčių nesudėkite į vieną žmogų. JAUTISPanašu, kad diena bus ganėtinai sujaukta. Pernelyg daug...

Horoskopai rugsėjo 24 dienai

AVINASJums paklus, jei įrodysite savo kompetenciją. Finansinius reikalus stenkitės spręsti asmeniškai. Pasistenkite kitiems nepavydėti jų sėkmės. Pavydas - blogas patarėjas. JAUTISŠiandien turėsite progą smagiai paflirtuoti. Deja, būdamas toks rimtas ir susikaupęs, veikiausiai ją praleisite ir...

Fizinis aktyvumas, smegenų lavinimas ir miegas – svarbiausi būdai, padedantys gerinti atmintį

Atmintis – gyvybiškai svarbi žmogaus gyvenimui. Dauguma situacijų, kai ką nors pamirštame, eikvoja mūsų laiką ir kelia įtampą. Didėjant informacijos srautams, greitėjant gyvenimo ritmui, nemažai žmonių skundžiasi suprastėjusia atmintimi. Dėl to nukenčia gyvenimo kokybė....

Kiek laiko automobilį verta drausti kasko?

Rugpjūčio mėnesį net kelissyk siautusi stichija negailėjo nei pastatų, nei automobilių. Pastarųjų savininkams audrų padaryta žala sudarė kone pusę visų registruotų žalų. Tačiau į draudimo išmokas pretenduoja tik tie, kurie apsidraudė automobilius kasko draudimu....

ORAI: Šiandien palis, vyraus trumpi lietūs

Šiandien daugelyje rajonų palis, vyraus trumpi lietūs. Kai kur lis smarkiai, griaudės perkūnija. Vėjas pietryčių, pietų, pereinantis į pietvakarių, vakarų, 7–12 m/s, per perkūniją vietomis gūsiai 15 m/s. Aukščiausia temperatūra 18–23, Rytų Lietuvoje vietomis...

Horoskopai rugsėjo 23 dienai

AVINASFortūna vis dar plačiai šypsosi jums, tad viskas turėtų sektis puikiai. Visą dieną tikriausiai būsite dėmesio centre, tad pasistenkite atrodyti nepriekaištingai. Kita vertus, bus pravartu atminti, kad ne visko, ką galite gauti, jums iš...

Ši žuvis – dievinama Andalūzijoje, ją atranda ir lietuviai: kaip paruošti juodąją kondriją, kad...

Ieškote švelnaus skonio baltos, riebios žuvies, kurią paruošti – vieni juokai, o mėsoje beveik nebūtų kaulų? Laikas išbandyti juodąją kongriją. Tai – vis dažnesnis svečias lietuvių virtuvėje, pastebi Vaida Budrienė, prekybos tinklo „Iki“ komunikacijos...

Socialiniuose tinkluose išpopuliarėjo sveikas ir nebrangus receptas – pasinaudokite ypač skanių ir greitų kiaušinių...

Jau kurį laiką socialiniuose tinkluose neslūgsta milžiniškas susidomėjimas keptų kiaušinių su feta receptu, kuris pateisina įvairiausius lūkesčius: pigu, greita, paprasta ir be galo skanu. Šiam netradiciniam įprastų pusryčių variantui reikės vos kelių produktų, iš...
spot_img
spot_img

PORTALO SKAITOMIAUSI

JUMS PARINKTOS NAUJIENOS

85965235