20.5 C
Utena
2024 / 05 / 18

5 patarimai, kaip nenusilaužti kojos per atostogas perpildytoje darbinėje el. pašto dėžutėje

Ar jau skaitėte?

Po vasaros atostogų grįžus į darbus, vienu didžiausių galvos skausmų tampa perpildyta el. pašto dėžutė. Dešimtys ar net šimtai neperskaitytų laiškų ir nerimas dėl galimybės tarp nereikšmingų reklamų bei pranešimų praleisti svarbaus atsakymo laukiančias žinutes pirmąsias darbo dienas gali paversti tikru pragaru. Tačiau ekspertų teigimu, įvesti tvarką „Microsoft Outlook“ el. pašto dėžutėje galima vos per keletą minučių – tam tereikia šiek tiek pasiplanuoti savo išvykimą ir pasinaudoti keletu joje integruotų funkcijų.

„INSIDER“ atliktos apklausos duomenimis, net du trečdaliai JAV dirbančiųjų per atostogas bent kartą patikrina savo darbinį el. paštą, o penktadalis tai daro nuolatos. Tikėtina, jog tai skatina ne tik darboholiški įpročiai, bet ir nenoras pirmą pusdienį po atostogų ar net visą pirmą dieną skirti susikaupusių laiškų rūšiavimui ir filtravimui. Laimė, dalį su darbine pašto dėžute susijusios įtampos eliminuoti galima iš anksto paruošus apie atostogas pranešančią žinutę, nustačius laiškų skirstymą į aplankus ir pagal kategorijas, įvedus automatines taisykles bei panaudojant vėliavėles“, – pasakoja „Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas Tomas Niparavičius

- Reklama -

Kolegas, partnerius ir klientus įspėkite iš anksto

Labai dažna priežastis, kodėl į darbinį el. paštą per atostogas nenustoja plaukti dėžutę užkemšantys laiškai – elementarus siuntėjų nežinojimas, jog šiuo metu ilsitės, ir pasikartojantys bandymai priminti apie neatsakytą laišką. Šią problemą išspręsti galima kompiuteriams skirtoje „Outlook“ programėlėje nukeliavus į skiltį „Failas, paspaudus „Automatiniai atsakymai (išvykęs)“ ir susikūrus apie atostogas pranešančią žinutę.

„Šį pranešimą automatiškai gaus visi jūsų nustatytomis datomis laišką jums adresavę siuntėjai, kurie taip sužinos, jog skubius reikalus turės spręsti be jūsų pagalbos arba, nepavykus to padaryti, kreiptis pasibaigus atostogoms. Dėl to šioje žinutėje reikėtų nurodyti išvykimo priežastį, tikslų atostogų laiką ir jus pavaduojančio kolegos kontaktus. Automatinį pranešimą rekomenduojama rašyti kuo lakoniškiau ir vengti nerealistiškų pažadų, tokių kaip „Į jūsų laišką atsakysiu vos tik grįžęs į darbą“ ar „Mano kolega nedelsiant padės išspręsti skubius klausimus“, – pataria T. Niparavičius.

Taip pat skaitykite:  Kaip neprarasti pinigų atsidūrus „Tinder Swindler“ situacijoje

Pradėkite naudoti aplankus

Pasak pašnekovo, daugelis mūsų sunkiai galėtų įsivaizduoti darbą kompiuteriu, jei jame dokumentų nebūtų galima suskirstyti į aplankus ir kiekvieną kartą jų ieškoti tektų bendroje failų masėje. Deja, nepaisant to, jog panašias rūšiavimo galimybes siūlo ir „Outlook“ pašto dėžutė, jas išnaudoja tik retas vartotojas.

Spustelėjus dešinįjį pelės klavišą ant juodraščių ar kito dėžutės aplanko, galima susikurti naują aplanką ir jį priskirti tam tikriems laiškams. Pavyzdžiui, į atskirus aplankus galime išskirstyti tiekėjų ir pirkėjų laiškus ar tiesiog susikurti atskirų projektų bei laikotarpių aplankus. Taip el. pašto dėžutėje taps kur kas lengviau surasti konkrečius adresatus ir paskutinius jų siųstus laiškus.

- Reklama -

„Nuspalvinkite“ savo el. pašto dėžutę kategorijomis

Nors pradėjimas laiškus skirstyti į aplankus jūsų el. pašto dėžutėje akimirksniu gali įvesti tvarką, greitesniam reagavimui ir navigavimui tarp skirtingų žinučių reikšmingai gali pasitarnauti ir kategorijos. Užvedus pelę ant tam tikro laiško ir paspaudus dešinįjį klavišą, atsiranda galimybė jį priskirti tam tikra spalva pažymėtai kategorijai, kurios pavadinimą ar reikšmę galime nustatyti patys.

„Pavyzdžiui, mėlyna spalva galime pažymėti tuos laiškus, kurių siuntėjams reikia paskambinti telefonu, geltona spalva – susijusius su rinkodara, o violetine – reikalaujančius geresnio įsigilinimo ir gerai pasverto atsakymo. Tai dar vienas būdas greitai pagal temas ar veiksmus išfiltruoti gausybę po atostogų dėžutę užplūdusių laiškų bei neleisti jiems pasimesti bendrame sraute“, – aiškina ekspertas.

Automatizuokite savo pašto dėžutę

„Telia Global Services Lithuania“ IT paslaugų tiekimo specialistas pastebi, jog šiuolaikinės el. pašto dėžutės yra labai išmanios ir daug veiksmų gali atlikti automatiškai. Naujausios „Outlook“ versijos geba ne tik atpažinti brukalus, bet ir mokytis iš vartotojo el. pašto naudojimo įpročių bei laiškus pačios automatiškai suskirstyti į „Reikšmingiausius“ ir „Kitus“. Tačiau tai tik labai nedidelė dalis automatizacijos potencialo, kuris slypi po „Taisyklių“ funkcijos pavadinimu.

Taip pat skaitykite:  Technologijų pamokos senjorams, dovana prieš Velykas

„Tvarkyti taisykles ir įspėjimus“ meniu rasime skiltyje „Failas“. Iššokusiame lange paspaudę „Nauja taisyklė“, galėsime dėžutę suprogramuoti taip, kad tam tikrą raktažodį temos laukelyje turintys ar iš tam tikro siuntėjo atkeliavę laiškai automatiškai būtų perkeliami į mūsų pasirinktą aplanką ar pažymimi vėliavėle. Pavyzdžiui, naudodami taisykles galite nustatyti, kad iš vadovo atkeliavę laiškai būtų automatiškai perkeliami į aplanką „Svarbūs“ ir taip nepasimestų tarp kitų laiškų, o iš tam tikros įmonės gauti laiškai automatiškai būtų persiunčiami kuriam nors jūsų kolegai“, – patirtimi dalinasi T. Niparavičius.

Vėliavėlės primins apie svarbius laiškus

Kategorijos, aplankai ir į juos automatiškai skirstyti laiškus galinčios taisyklė“ reikšmingai padeda laiškus sudėlioti į savotiškas skaitmenines lentynėles bei el. pašto dėžutėje praleisti kaip įmanoma mažiau darbingo laiko. Vis dėlto gavus itin svarbų laišką kartais prireikia ir papildomo priminimo.

„Užvedę pelę ant pasirinkto laiško ir spustelėję dešinįjį klavišą, atversime meniu, kuriame išvysime vėliavėlės simboliu pažymėtą mygtuką „Vykdyti“. Paspaudus ant jo, laiškas bus pažymėtas „Šiandien“, „Rytoj“ ar kita vėliavėle, kuri veikia kaip priminimas per pasirinktą laikotarpį sureaguoti į laišką. Tai laišką ne tik geltona spalva vizualiai išskirs iš kitų, bet ir leis priminimą į jį atsakyti įrašyti į „Outlook“ užduočių sąrašą ar net kalendorių“, – atskleidžia „Telia Global Services Lithuania“ atstovas.

Dominykas Maisiejus
„Telia Global Services Lithuania“ komunikacijos vadovas

spot_img

Mieste vyks tradicinė Gatvės muzikos diena

Šeštadienį visoje šalyje rengiama Gatvės muzikos diena, kviesianti gyventojus į iki vėlaus vakaro vyksiančius nemokamus muzikinius pasirodymus. Pasak renginio organizatorių, profesionalių muzikantų ir mėgėjų pasirodymai šiemet vyks 35-iuose Lietuvos miestuose ir miesteliuose, taip pat ir...

Hipertenzija sergančių jaunų žmonių skaičius išaugo beveik 6 kartus

Gegužės 17-oji – Pasaulinė hipertenzijos diena. Šią dieną profesorius, Vilniaus universiteto ligoninės Santaros klinikų Nefrologijos centro vadovas, Lietuvos hipertenzijos draugijos pirmininkas ir Lietuvos inkstų fondo prezidentas Marius Miglinas atkreipia dėmesį į opią problemą –...

ORAI: Artimiausiomis dienomis trumpi lietūs su perkūnijomis ir besikeičiančiu vėju, temperatūra iki 26°C

Šiandien vietomis trumpas lietus, galima perkūnija. Vėjas besikeičiančios krypties, 4–9 m/s. Aukščiausia temperatūra 21–26 laipsniai šilumos. Sekmadienio naktį be žymesnio lietaus, dieną daug kur trumpas lietus, vietomis su perkūnija. Vėjas naktį pietryčių, 2–7 m/s, dieną...

Gegužės 18-oji: vardadieniai, astrologija, dienos INFO, Gatvės muzikos diena

Gegužės 18-oji – Tarptautinė muziejų diena; Tarptautinė žavėjimosi augalais diena; Gatvės Muzikos Diena. Gegužės aštuonioliktoji, šeštadienis – 138-oji metų diena (šeštoji 20-osios metų savaitės diena), iki Naujųjų metų lieka 226 dienos. Savo vardadienius šiandien švenčia Erdmantas,...

Astrologinė prognozė gegužės 18-ajai, šeštadieniui

AVINAS. Šiandien būsite nusiteikę aktyviai veikti. Kad ir ko imsitės – ūkinių darbų, meistravimo, sportinių užsiėmimų ar kt. – rezultatai nenuvils. Tik turėtumėte itin tausoti sveikatą, vengti netinkamo maisto, svaigalų. JAUTIS. Diena pažers pagundų. Tai...

„Rimi“ laukiami visi – prekybos tinklas įgyvendino regos negalią turinčio Ainoro svajonę

Regos negalia Ainorui Dambrauskui netapo kliūtimi siekti savo svajonės: baigęs mokslus jaunuolis sėkmingai įsidarbino Įvairovės mėnesį švenčiančio prekybos tinklo „Rimi“ klientų aptarnavimo centre. Ryšių su visuomene ir korporatyvinės atsakomybės vadovė Eglė Krasauskienė pažymi, kad Ainoro...

G. Nausėda matytų V. Blinkevičiūtę premjerės pareigose: mėginčiau įkalbėti

Prezidentas Gitanas Nausėda sako, kad matytų Lietuvos socialdemokratų partijos (LSDP) lyderę Viliją Blinkevičiūtę einančią premjerės pareigas po rudenį vyksiančių Seimo rinkimų. „Matyčiau, bet tai priklauso ir nuo pačios ponios Blinkevičiūtės“, – interviu Eltai sakė antrosios...

2030 metais elektra Lietuvoje vidutiniškai turėtų kainuoti iki 6 centų už kilovatvalandę

Lietuvai iki 2030 metų pasigaminant visą reikalingą elektros energijos kiekį iš šalies viduje esančių atsinaujinančios energijos šaltinių, elektra gyventojams, neįskaitant skirstymo ir perdavimo tarifų, kainuotų vidutiniškai 55 eurus už megavatvalandę (MWh) arba maždaug 5–6...

Lietuvoje tūkstančiai keturkojų neturi namų

18,5 tūkst. augintinių Lietuvoje neturi namų – toks rodiklis atskleidžiamas tarptautinės korporacijos „Mars“ atliktame tyrime „Beglobių gyvūnų augintinių situacija pasaulyje“ („State of Pet Homelessness Project“), į kurį „Mars Lietuvos“ iniciatyva buvo įtraukti ir Lietuvos...

Gyventojai toliau dalija pinigus sukčiams: į nusikaltėlių rankas pateko daugiau nei 39 tūkst. eurų

Gyventojai toliau dosniai dalija pinigus sukčiams – ketvirtadienį policija gavo dar kelis pranešimus apie dėl sukčių prarastas nemažas pinigų sumas. Apie 12 val. 50 min. į Klaipėdos apskrities vyriausiąjį policijos komisariatą kreipėsi 68 metų moteris. Ji pranešė,...

Senolė tikina neatgaunanti giminėms duotų pasaugoti daugiau nei 110 tūkst. eurų

Senolė kreipėsi į policiją dėl artimiesiems neva pasaugoti duotų ir negrąžintų daugiau nei 110 tūkst. eurų. Kaip pranešė Policijos departamentas, ketvirtadienį, apie 8 val. 29 min., į Marijampolės apskrities vyriausiąjį policijos komisariatą kreipėsi 84 metų moteris. Ji...

ORAI: Penktadienį dieną aukščiausia temperatūra 20–25 laipsniai šilumos

Penktadienio naktį be lietaus. Vėjas nepastovios krypties, silpnas. Žemiausia temperatūra 5–10, kai kur 11–13, vietomis 2–4 laipsniai šilumos, dirvos paviršiuje kai kur šalnos  0–2 laipsniai šalčio. Dieną lietaus tikimybė maža. Vėjas nepastovios krypties, 5–10...

Gegužės 17-oji: vardadieniai, astrologija, dienos INFO (Vaiko diena)

Gegužės 17-oji – Pasaulinė informacinės visuomenės diena; Tarptautinė diena prieš homofobiją; Pasaulinė orientavimosi sporto diena; Vaiko diena. Gegužės septynioliktoji, penktadienis – 137-oji metų diena (penktoji 20-osios metų savaitės diena), iki Naujųjų metų lieka 227 dienos. Savo...

Astrologinė prognozė gegužės 17-ajai, penktadieniui

AVINAS. Tikėtini dalykiniai, ūkiniai rūpesčiai, kils nerimas dėl sveikatos. Su aplinkiniais vertėtų atvirai apsvarstyti klausimus, kurie neduoda ramybės. Nieko baisaus, jei sulauksite kritikos, nepritarimo. Net ir tokiu atveju jūsų suvokimas prasiplės. JAUTIS. Jeigu norite finansinio...

Skelbiamas naujas Lietuvos „influencerių“ reitingas

Nuomonės formuotojų įtraukimas į rinkodaros kampanijas Lietuvos rinkoje vis dar aktualus daugeliui prekių ženklų, kuriems svarbus ne tik socialinių tinklų įžymybių sekėjų skaičius, bet ir jų reputacija. Tokias išvadas leidžia daryti jau penktą kartą...

Arbūzas „Iki“ kainuoja centus: viena pigi gudrybė – ir kiekvienas arbūzo kąsnis bus visuomet...

Šviežias, kvepiantis, kone varvantis nuo sulčių arbūzas – skaniausias desertas atšilus orams. Pasak Gintarės Kitovės, prekybos tinklo „Iki“ komunikacijos vadovės, pastarosiomis savaitėmis naujo derliaus arbūzai ypač traukia pirkėjų akį, o jais šį savaitgalį bus...

ORAI: Ketvirtadienį, lietaus nenumatoma, vėjas silpnas, temperatūra naktį 5–13, dieną iki 24 laipsnių šilumos

Ketvirtadienio naktį be lietaus. Vėjas silpnas. Temperatūra 5–10, vietomis 11–13 laipsnių šilumos. Dieną nelis. Vėjas nepastovios krypties, 4–9 m/s. Temperatūra 19–24 laipsniai šilumos. Penktadienį be žymesnio lietaus. Vėjas naktį silpnas, dieną pietryčių, rytų, 6–11 m/s....

Gegužės 16-oji: vardadieniai, astrologija, dienos INFO, Vyšyvankos diena

Gegužės 16-oji – Tarptautinė jūros kiaulės (delfino) diena; Pasaulinė taikaus gyvenimo kartu diena; Tarptautinė šviesos diena; Vyšyvankos diena. Gegužės šešioliktoji, ketvirtadienis – 136-oji metų diena (ketvirtoji 20-osios metų savaitės diena), iki Naujųjų metų lieka 228...

Astrologinė prognozė gegužės 16-ajai, ketvirtadieniui

AVINAS. Protinio darbo srityje kažkas trukdys jums pasireikšti. Gali suerzinti išgirstas ar perskaitytas komentaras, interviu. Visgi labiau tikėtini komplimentai nei kritika. JAUTIS. Šiandien atidžiau pažvelkite į dominantį asmenį – galbūt pavyks jį visapusiškiau įvertinti. Verčiau...

Grilio sezonas atidarytas: ekspertai primena apie vagysčių rizikas

Sušilus orams ir ilgėjant vakarams, individualių namų kiemuose ir soduose ima sklisti kepsnių aromatai – buvimo lauke išsiilgę gyventojai iš sandėliukų ir garažų traukia šašlykines ir kepsnines, skelbdami grilio sezoną atidarymą. Visgi draudimo ekspertai...

Vasarą Rimi.lt ledai perpus pigiau: nuo pirmo kąsnio suprasite, kad tai – gardžiausias šiltojo...

Atšilus orams su džiaugsmu iškeičiame desertus su riebiais kremais į lengvus želė tortus su uogomis ar visų mėgstamus ledus. Pro juos parduotuvėje vos praeina vaikai, jiems neretai išleidžia net ir savo dienpinigius. Sveikatai palankios...

ORAI: Šiandien aukščiausia temperatūra 17–22 laipsniai šilumos, diena be lietaus

Šiandien Lietuvoje lietaus tikimybė maža. Vėjas nepastovios krypties, 5–10 m/s. Aukščiausia temperatūra 17–22 laipsniai šilumos. Ketvirtadienį lietaus tikimybė maža. Vėjas naktį silpnas, dieną pietryčių, pietų 6–11 m/s. Temperatūra naktį 3–8, vietomis iki 10 laipsnių šilumos,...
spot_img
spot_img

PORTALO SKAITOMIAUSI

JUMS PARINKTOS NAUJIENOS

85965235